公司信箱用什麼？主機信箱、Google Workspace、Microsoft 365 怎麼選

同樣一份報價單，從 abc123@gmail.com 寄出，和從 service@你的公司網址 寄出，客人的感覺不一樣。後者一看就知道是哪家公司，也比較不會被當成詐騙信。

有了自己的網址，就可以開公司信箱。常見的做法有三種，各有適合的情況。

1. 主機附的信箱

很多虛擬主機會附信箱功能，用網頁信箱（例如 Roundcube）或 Outlook 這類程式收發信，費用通常含在主機裡。

好處：便宜，開幾個帳號都不太需要額外付費。

要注意：

• 容量通常不大，信件多的人很快就滿。
• 擋垃圾信的能力、寄信的信譽，看主機商的設定。共用主機上有別的網站亂寄信，同一台主機寄出的信也可能被別人擋。
• 主機搬家時，信箱要跟著一起搬，容易漏。

適合：人數少、信件量不大，主要是收網站表單通知、偶爾回信的公司。

2. Google Workspace

Google 提供的企業方案，用的就是大家熟悉的 Gmail 介面，加上雲端硬碟、日曆、視訊會議，依使用人數每月計費。

好處：穩定、擋垃圾信的能力好、手機電腦都好用，帳號由公司管理，員工離職時可以把信件和檔案轉給接手的人。

要注意：每個人都要付費。只是想多一個共用的收件地址，可以用「群組」或「別名」，不一定要多開一個付費帳號。

適合：習慣 Gmail、常用雲端共用文件、人數在幾個到幾十個的公司。

3. Microsoft 365

Microsoft 的企業方案，信箱用 Outlook，有些方案還包含 Word、Excel、PowerPoint 等軟體，一樣依人數計費。

好處：公司本來就在用 Office、需要 Excel 和 Word 檔案共同編輯時最順手。

要注意：方案種類比較多，有的只有網頁版 Office，有的含電腦版，買之前要看清楚。

適合：已經大量使用 Office 軟體、或客戶多半用 Outlook 往來的公司。

還有一種：用個人 Gmail 收發公司信

有些人會讓公司信箱的信轉到個人 Gmail，再用 Gmail 以公司地址寄出。這樣不用多付費，但信件存在員工的個人帳號裡，離職時很難交接。Gmail 停用部分收信功能之後，設定方式也有變化，可以看〈用 Gmail 收發公司企業信箱〉。

怎麼挑：先回答這 4 個問題

一、有幾個人要用？ 只有老闆一個人，主機信箱或一個付費帳號就夠；人數多，用企業方案集中管理比較省事。

二、平常用什麼軟體？ 習慣 Gmail 和雲端文件，選 Google；離不開 Excel、Word，選 Microsoft。

三、信件量大不大？ 每天要寄很多信、附件很大，主機信箱的容量和寄信限制可能不夠。

四、員工離職怎麼辦？ 公司的信要留在公司手上。不管選哪一種，帳號都要由公司管理，不要讓每個人用自己的私人帳號接客人的信。

選完之後，一定要做的設定

信箱開好，還要在網址的 DNS 設好幾筆紀錄：MX 告訴別人信要寄到哪裡，SPF、DKIM、DMARC 證明這封信真的是你家寄的。少了這些，寄出去的信容易跑進對方的垃圾信件匣，詳細說明可以看〈網站寄出的信跑進垃圾信件匣？SPF、DKIM、DMARC 一次看懂〉。

另外，網址每年要續約。網址過期，信箱也會跟著收不到信。

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